Предоставление сертификата

При успешном завершении сертификационного аудита Орган по подтверждению соответствия (ОПС СМ) принимает решение о выдаче сертификата соответствия и устанавливает срок действия сертификата до трех лет (36 месяцев).

Критерием для принятия решения о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента является отсутствие несоответствий или выполнение Заказчиком корректирующих действий в согласованные сроки и признание ОПС СМ их результативности.

Сертификат соответствия на систему менеджмента оформляется на бланках установленного образца согласно СТ РК 3.15.1. Сертификат может иметь приложение по форме, определенной в  СТ РК 3.15.1.

Сведения о сертификатах соответствия заносятся в электронный реестр Государственной системы технического регулирования Республики Казахстан.

В случае утери оригинала сертификата соответствия Заказчику необходимо направить в адрес ОПС СМ запрос о выдаче дубликата сертификата соответствия в произвольной форме на фирменном бланке. На основании решения ОПС СМ может быть выдан Заказчику дубликат сертификата соответствия. Дубликат оформляется на новом бланке с сохранением номера сертификата, даты его оформления и срока действия. На бланке сертификата соответствия в верхнем левом углу делается надпись «Дубликат».

На основании положительных результатов ресертификационного аудита взамен действующего сертификата соответствия системы менеджмента ОПС СМ выдает новый сертификат соответствия с сохранением номера предыдущего сертификата. Дата вступления в действие нового сертификата может основываться на дате истечения действующего сертификата.

Отказ в выдаче сертификата

При отрицательных результатах аудита ОПС СМ в трёхдневный срок уведомляет Заказчика об отказе в выдаче сертификата с указанием причин отказа и информирует о возможности проведения повторного аудита на договорной основе

Критерием для принятия решения об отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента является наличие несоответствий или невыполнение Заказчиком корректирующих действий в согласованные сроки и признание ОПС СМ их не результативности.

Сведения об отказе в выдаче сертификата соответствия заносятся в реестр (при отказе заявителя от апелляции). В случае отказа в выдаче сертификата Заказчик имеет право в месячный срок подать апелляцию (см. раздел «Рассмотрение апелляций»).

Поддержка сертификата

Результаты инспекционного контроля служат основанием для принятия решения о возможности подтверждения действия сертификата соответствия системы менеджмента.

Условиями для принятия решения о подтверждении действия сертификата соответствия являются:

• отсутствие значительных несоответствий;
• отсутствие 10 и более малозначительных несоответствий;
• проведение корректирующих действий в согласованные сроки, а по всем ранее выявленным несоответствиям - результативных корректирующих и предупреждающих действий.

Если при инспекционном контроле установлено, что заказчик продолжает соответствовать требованиям на систему менеджмента, ОПС СМ оформляет решение о подтверждении действия сертификата соответствия.

Возобновление сертификата

Заказчик, действие сертификата соответствия которого было отменено, может подать заявку на повторную сертификацию после реализации корректирующих мероприятий, направленных на устранение нарушений, выявленных при инспекционном аудите. В этом случае работы по подтверждению соответствия проводятся по новым договорам без учета результатов предыдущей сертификации.

Приостановление сертификата

Результаты инспекционного контроля служат основанием для принятия решения о возможности приостановления действия сертификата соответствия системы менеджмента.

Действие сертификата приостанавливается в следующих случаях:

• в сертифицированной системе менеджмента Заказчика систематически наблюдается нарушение сертификационных требований, в том числе требований к эффективности системы менеджмента;
• при инспекционном контроле обнаружены значительные несоответствия или 10 и более малозначительных несоответствий;
• Заказчик препятствует проведению инспекционного аудита в соответствии с установленной периодичностью;
• Заказчик добровольно попросил о приостановке действия сертификата;
• сертификат соответствия на систему менеджмента и знаки сертификации используются Заказчиком неверно и в неправомочной форме;
• прекращение деятельности Заказчика (объединение, выделение, изменение формы собственности и т.д.).

После приостановления действия сертификат на систему менеджмента Заказчика становиться временно не действительным. Период приостановления действия сертификата соответствия не должен превышать 6 месяцев.

Решение о приостановлении действия сертификата соответствия принимает ОПС СМ. Один экземпляр Решения направляется Заказчику. С момента получения решения о приостановлении действия сертификата соответствия, Заказчик обязан прекратить использование знака сертификации и рекламного материала со ссылкой на сертификацию своей системы менеджмента.

Информация о приостановлении сертификата представляется ОПС СМ в государственные органы и по запросу.

Восстановление сертификата

Если ОПС СМ не завершил ресертификационный аудит или не в состоянии проверить выполнение коррекций и корректирующих действий для любого значительного несоответствия до истечения срока действия сертификата, то он не выносит решения о ресертификации и не продлевает срок действия сертификата. О чем ОПС СМ уведомляет Заказчика и разъясняет последствия.

После истечения срока действия сертификата ОПС СМ может восстановить сертификат в течение 6 месяцев если:

• ресертификация завершена на должном уровне;
• ресертификация находится на стадии завершения 2-го этапа.

Датой вступления в силу сертификата должна быть дата после принятия решения о ресертификации, а дата истечения срока сертификата должна быть установлена на основе предварительного цикла сертификации.

Отзыв (отмена) сертификата

Результаты инспекционного контроля служат основанием для принятия решения о возможности подтверждения, приостановления или отмены действия сертификата соответствия системы менеджмента.

Действие сертификата отменяется в следующих случаях:

• при проведении инспекционных аудитов установлены значительные несоответствия или 10 и более малозначительных несоответствий;
• если фактический срок выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий превышает месяц;
• сертифицированный Заказчик не позволяет проводить аудиты с предусмотренной периодичностью;
• сертифицированный Заказчик отказывается от проведения планового инспекционного аудита;
• Заказчик не может или не хочет устранить проблемы, повлекшие приостановление действия сертификата, и период приостановки истек;
• Заказчик продолжает использовать сертификацию в рекламных целях после приостановления сертификата;
• сертифицированный Заказчик добровольно обратился с запросом об отмене действия сертификата.

Если Заказчик отказывается от проведения планового инспекционного контроля за сертифицированной системой менеджмента, то ответственный эксперт-аудитор направляет в данную организацию письмо-уведомление. В случае не получения ответа от Заказчика в течение 15 календарных дней с даты отправки письма-уведомления, заявителю направляется повторное письмо. Если нет ответа на повторное письмо в течение 15 календарных дней с даты его отправки, то вопрос об отмене действия сертификата соответствия выносится на рассмотрение Руководству ОПС СМ.

Решение об отмене действия сертификата соответствия принимает ОПС СМ. Один экземпляр Решения направляется Заказчику. С момента получения решения об отмене действия сертификата соответствия, Заказчик обязан прекратить использование знака сертификации и рекламного материала со ссылкой на сертификацию своей системы менеджмента.

Данные об отмене действия сертификата соответствия передаются в Уполномоченный орган по техническому регулированию и метрологии Республики Казахстан для отметки в Реестре сертификатов.

Отмена действия сертификата соответствия вступает в силу с момента внесения соответствующей записи в реестр сертификатов. Отменённый сертификат соответствия подлежит возврату в ОПС СМ в течение 3-х (трех) дней со дня вручения уведомления об отмене действия сертификата.

Информация о приостановлении, отмене или сокращении области сертификации представляется в государственные органы и по запросу.

Расширение области сертификации

Область сертификации расширяют при изменении:

• стадий жизненного цикла в рамках группы однородной продукции, применительно к которой была сертифицирована система менеджмента;
• номенклатуры продукции, выпускаемой организацией;
• расширения сферы деятельности услуг, оказываемых организацией.

Работы по расширению области сертификации системы менеджмента Заказчика проводятся на основании официального письма - обращения Заказчика в произвольной форме с указанием обоснования данного изменения и желаемой новой области сертификации.

При положительных результатах аудита выдается новый сертификат соответствия на расширенную область сертификации.

Предыдущий сертификат соответствия должен быть возвращен в ОПС СМ и его действие должно быть отменено.

Сокращение области сертификации

Сокращение области сертификации проводится по инициативе:

• держателя сертификата;
• ОПС СМ по результатам инспекционного контроля, ресертификации либо при получении информации об изменениях в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.

Область сертификации Заказчика подлежит сокращению в следующих случаях:

• Заказчик постоянно или в значительной степени не выполняет сертификационные требования применительно к своим областям сертификации;
• Заказчик неспособен решить вопросы, которые привели к приостановлению, в установленное органом по сертификации время влечет за собой отмену или сокращение области сертификации;
• сертифицированный Заказчик добровольно обратился с запросом о сокращении области сертификации.

В случае сокращения области сертификации по инициативе Заказчика, последний направляет в ОПС СМ письмо-обращение с указанием исключаемого вида продукции/услуги или исключаемых стадий жизненного цикла продукции/услуги.

Рекомендации о сокращении области сертификации по инициативе ОПС СМ оформляют в виде решения. На основании решения взамен действующего сертификата соответствия оформляется новый сертификат соответствия с новой областью сертификации. При этом ранее выданный сертификат соответствия должен быть возвращен в ОПС СМ.

Копия Решения ОПС СМ о сокращении области сертификации и копия сертификата соответствия направляется в Уполномоченный орган по техническому регулированию и метрологии Республики Казахстан для ведения сводного перечня и публикации официальной информации.

Информация о сокращении области сертификации представляется ОПС СМ в государственные органы и по запросу.

Переоформление сертификата

Переоформление сертификата соответствия осуществляется ОПС СМ, выдавшим сертификат соответствия, в следующих случаях:

• при  изменении организационно-правовой формы (реорганизации);
• при  изменении месторасположения;
• при  изменении наименования предприятия-Заказчика.

Заказчику необходимо подать в ОПС СМ заявление на переоформление сертификата в срок не позднее одного месяца с момента внесения изменений и предоставить документы, подтверждающие правопреемственность предприятия.

ОПС СМ рассматривает представленные документы и принимает решение о переоформлении сертификата соответствия или отказе в его переоформлении.

Переоформление сертификата соответствия осуществляется путём отмены действия выданного сертификата и оформления нового с сохранением номера на срок, не превышающий срок раннее выданного сертификата соответствия. В этом случае в сертификате соответствия в верхнем правом углу делается отметка «Выдан взамен сертификата» с указанием номера и даты ранее выданного сертификата).